Lang gangpad tussen stellingen in een distributiecentrum

Waadi registratie regelen

Waadi registratie: inschrijven, controleren en werving zonder registratie

Hieronder staat wie zich moet registreren, hoe u dat bij de KVK regelt, wat het verschil is tussen bedrijfsmatig en niet-bedrijfsmatig uitlenen, wat er gebeurt als de registratie ontbreekt of niet klopt, wat u als inlener controleert en waarom deze plicht bij een vaste aanname niet speelt.

Werving en selectie: de kandidaat komt direct bij u in dienst
Ook vakmensen die niet actief solliciteren, via gericht benaderen
Een recruiter die uw vakgebied kent en de techniek begrijpt
No cure no pay: u betaalt pas bij een geslaagde plaatsing, 15 tot 25 procent

Kort samengevat

Wie tegen vergoeding arbeidskrachten ter beschikking stelt, moet dat in het Handelsregister van de KVK laten opnemen. Dat regelt u bij de activiteiten van uw inschrijving, of met de melding dat u niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stelt. Het kost niets extra. Neemt u iemand rechtstreeks in dienst, dan heeft u er niets mee te maken.

Bijgewerkt op 17 september 2026

Wie zich moet registreren en wie niet

De registratieplicht geldt voor iedereen die tegen vergoeding arbeidskrachten ter beschikking stelt aan een ander bedrijf, waarbij die mensen onder leiding en toezicht van dat andere bedrijf werken. Uitzendbureaus, detacheerders en payrollbedrijven weten dat meestal wel.

De groep die het vaak niet weet, is de andere: het machinebouwbedrijf dat twee monteurs uitleent aan een collega in een rustige periode, de installateur die zijn servicemonteur voor een maand aan een opdrachtgever uitleent, de stichting die personeel doorplaatst. Ook zij stellen arbeidskrachten ter beschikking en moeten dat laten opnemen. Het criterium is niet hoe u uzelf noemt, maar wat er feitelijk gebeurt: werkt uw medewerker bij een ander bedrijf, onder diens leiding en toezicht, en betaalt dat bedrijf u daarvoor, dan is het terbeschikkingstelling. Wat de wet hier precies onder verstaat en welke boetes eraan hangen, staat op de Waadi.

Hoe u het regelt bij de KVK

Rij installatieautomaten in een verdeelkast

De registratie is geen apart register met een eigen aanvraagprocedure, maar een onderdeel van uw inschrijving in het Handelsregister. U geeft bij de activiteiten van uw onderneming op dat u arbeidskrachten ter beschikking stelt. Vanaf dat moment is het voor iedereen zichtbaar die uw inschrijving opvraagt of de gratis Waadi-check gebruikt.

De registratie zelf kost niets extra bovenop de inschrijving die u toch al heeft. Dat is een belangrijk punt, want het haalt het laatste excuus weg om het te laten liggen. Op kvk.nl en op ondernemersplein.overheid.nl staat hoe u uw activiteiten wijzigt; die bronnen zijn leidend boven wat u hier leest.

Controleer na de wijziging zelf even met de Waadi-check of de activiteit zichtbaar is. Zo ziet u precies wat uw opdrachtgever te zien krijgt en weet u zeker dat de opgave goed is verwerkt.

Bedrijfsmatig of niet-bedrijfsmatig: de melding die vaak wordt vergeten

Is uitlenen niet uw bedrijfsactiviteit maar iets wat u er incidenteel bij doet, dan hoeft u van uw bedrijf geen uitzendbureau te maken in het Handelsregister. Er is een aparte melding voor: u geeft bij de KVK door dat uw bedrijf niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stelt.

Dat onderscheid bestaat precies voor de situaties die in de techniek zo vaak voorkomen. Werk over de vloer bij een collega, een monteur die tijdelijk elders meedraait, capaciteit die u onderling uitwisselt. De wet maakt geen onderscheid tussen hoofdzaak en bijzaak als het om de plicht zelf gaat, alleen in de manier waarop u het doorgeeft. Vergeet die melding niet als u dit een paar keer per jaar doet.

Loopt u hier in de praktijk tegenaan?Vrijblijvend · no cure no pay · direct bij u in dienst

Vacature aanmelden

Wat er misgaat als de registratie ontbreekt of niet klopt

Twee dingen gaan er dan mis, en ze raken verschillende partijen. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan een boete opleggen voor het niet of onjuist geregistreerd staan, oplopend met het aantal betrokken arbeidskrachten en verdubbelend bij herhaling. Daarnaast lopen uw opdrachtgevers een risico, want ook zij kunnen als inlener beboet worden.

Dat tweede punt maakt het commercieel relevant. Een inlener die zijn dossier op orde heeft, ziet bij de check meteen dat het bij u niet klopt en zal de inzet uitstellen of afzeggen. Een registratie die een middag kost, staat dus tussen u en een opdracht die niet doorgaat. De bedragen en de opbouw van de boete staan in de tabel op de Waadi.

Wat u als inlener controleert voordat iemand begint

Monteur met pet werkt aan een verdeelkast

Huurt u in, dan gaat u twee dingen na: staat het bedrijf ingeschreven in het Handelsregister, en staat de terbeschikkingstelling van arbeidskrachten bij de activiteiten. De gratis Waadi-check van de KVK laat dat in een paar seconden zien. Doe die check voordat iemand begint, niet achteraf.

Let ook op de naam die u controleert. Een factuur komt soms van een andere entiteit dan het bedrijf waarmee u het gesprek voerde, en bij doorlening werkt u met een partij die u helemaal niet in beeld had. Vraag dus wie de formele werkgever is en controleer die naam. Sla de uitslag op met de datum erop; dat is het bewijs dat u het heeft nagelopen. De volledige route langs alle controles staat op uitzendbureau controleren.

Een registratie is geen keurmerk en geen kwaliteitsoordeel

Een Waadi-registratie zegt dat een bedrijf heeft opgegeven dat het arbeidskrachten ter beschikking stelt. Meer niet. Er is geen inspectie aan voorafgegaan, er is niets getoetst en niemand heeft naar de loonadministratie gekeken. Het is een vinkje in het Handelsregister.

Voor u als inlener betekent dat: een geslaagde Waadi-check is het begin van uw controle, niet het eind. Wilt u weten of de lonen kloppen en de premies worden afgedragen, dan heeft u een andere bron nodig.

Wie verder wil kijken, komt uit bij zelfregulering met een echte inspectie erachter, zoals het keurmerk van Stichting Normering Arbeid. Dat is iets anders en het vervangt de registratie niet, net zomin als de registratie het keurmerk vervangt. Zie het SNA-keurmerk voor wat daar wel getoetst wordt.

Waarom dit niet speelt bij iemand rechtstreeks in dienst nemen

Neemt u een monteur of engineer rechtstreeks in dienst, dan stelt u niemand ter beschikking. Er is geen ander bedrijf dat leiding geeft, er is geen vergoeding voor het beschikbaar stellen van een werknemer, en er is dus geen registratieplicht. U bent gewoon werkgever en de arbeidsovereenkomst valt onder het gewone arbeidsrecht.

Dat geldt ook voor het bureau dat de kandidaat voor u zocht, zolang het alleen werft en selecteert. Wij lenen niemand uit en staan daarom niet als uitlener geregistreerd; dat hoeft ook niet. Een vraag die werkgevers ons geregeld stellen: moet ik na een plaatsing zelf iets registreren? Nee. U meldt uw nieuwe medewerker aan bij de loonadministratie, zoals bij elke andere aanname. Zie werving en selectie in de techniek voor hoe zo'n traject loopt.

De afweging: uitlenen regelen of de plek vast invullen

Voor een bedrijf dat een of twee keer per jaar een monteur uitleent aan een collega, is de melding bij de KVK een kwestie van doen en klaar. Voor een bedrijf dat structureel capaciteit uitwisselt of doorleent, is het een reden om de constructie een keer goed tegen het licht te houden.

Hetzelfde geldt aan de inleenkant. Staat er al twee jaar dezelfde ingeleende technicus op uw werkvloer, dan is dat feitelijk een vaste plek die u tegen een doorlopend uurtarief met marge invult. Een eenmalige fee tegenover jaren inleentarief is dan een rekensom die vaak de andere kant op valt. Zie wat werving kost.

Tot 1 januari 2028, daarna het register van de NAU

De registratieplicht uit de Waadi loopt tot 1 januari 2028. Op die datum gaat het Waadi-register van de KVK over naar het Wtta-register van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt en vervalt ook de gratis Waadi-check. Inschrijving in het Handelsregister blijft daarna gewoon verplicht.

Tot die tijd verandert er niets: de registratie is nodig, de check is nodig en de boetes gelden. Regel het dus niet minder zorgvuldig omdat het stelsel op termijn verdwijnt. Het volledige tijdpad en wat er in het nieuwe stelsel van u wordt gevraagd, staan op toelating uitleenmarkt. Deze pagina is algemene informatie en geen juridisch advies; de KVK en de Rijksoverheid zijn leidend.

Officiele bronnen bij deze pagina. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies; de bron is leidend.

Wat mensen ons vooraf vragen

Moet ik een Waadi-registratie hebben als ik af en toe een monteur uitleen?

Ja. De wet maakt voor de plicht zelf geen onderscheid tussen hoofdactiviteit en bijzaak. Doet u het niet-bedrijfsmatig, dan geeft u bij de KVK door dat uw bedrijf niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stelt. U hoeft uw activiteiten dan niet om te zetten naar uitlenen.

Wat kost een Waadi-registratie?

Niets extra bovenop de inschrijving in het Handelsregister die u toch al heeft. Het is geen apart register met een eigen tarief, maar een opgave bij de activiteiten van uw onderneming of een melding met een formulier bij de KVK.

Hoe controleer ik of een leverancier geregistreerd staat?

Met de gratis Waadi-check van de KVK. U voert de naam of het KVK-nummer in en ziet of de terbeschikkingstelling van arbeidskrachten bij de activiteiten staat. Controleer de entiteit die de mensen formeel in dienst heeft, niet alleen de naam op de offerte.

Heb ik een registratie nodig als ik zelf personeel aanneem?

Nee. U stelt dan niemand ter beschikking aan een ander bedrijf. De registratieplicht geldt alleen voor het tegen vergoeding uitlenen van arbeidskrachten die onder leiding en toezicht van een ander werken. Als werkgever van uw eigen personeel heeft u er niets mee te maken.

Is een registratie hetzelfde als een keurmerk?

Nee. Een registratie is een opgave in het Handelsregister zonder inspectie erachter. Een keurmerk zoals dat van Stichting Normering Arbeid komt er pas na een toets door een geaccrediteerde inspectie-instelling. Het een vervangt het ander niet.

Meer uit de kennisbank

Liever een vaste kracht dan een uitleenconstructie?

Meld uw vacature aan via de Vacaturecheck. Wij zoeken en selecteren, u sluit zelf het contract met de kandidaat.