Personeel werven: van besluit tot getekend contract

Begin bij de vraag welk gat u eigenlijk vult

Een vacature ontstaat meestal doordat iemand vertrekt, en dan is de reflex om precies dezelfde functie opnieuw uit te zetten. Dat is zelden de verstandigste zet. Loop eerst de taken langs: welke daarvan deed alleen de vertrekker, welke kan iemand in het team erbij nemen, en welke zijn er in de loop van de jaren bij gekomen zonder dat iemand ze heeft opgeschreven?

Vaak blijkt een functie in de praktijk uit twee banen te bestaan: een uitvoerende en een coördinerende. Opgeteld levert dat een profiel op dat niemand heeft. Splitsen of herverdelen maakt de vacature kleiner en dus vindbaar. Bij groei geldt hetzelfde: schrijf eerst op welk werk er per week blijft liggen en welke taken dat zijn. Pas daarna weet u of u een ervaren kracht zoekt of iemand die u kunt opleiden, en dat bepaalt alles wat volgt: de tekst, het kanaal, het salaris en de doorlooptijd.

De acht stappen op een rij, met een reële doorlooptijd

1. Het gat bepalen. Taken en uren op papier, en de keuze tussen vervangen, splitsen of opleiden.
2. Het profiel scherpstellen. Harde eisen scheiden van wensen, en de salarisruimte vooraf vastleggen.
3. De tekst schrijven. Wat het werk inhoudt, met rooster, werkgebied en salarisindicatie erin.
4. Kanalen kiezen. Passend bij het soort vacature, niet bij wat u vorige keer gebruikte.
5. Opvolgen. Binnen een werkdag reageren op elke reactie, ook op de afwijzingen.
6. Selecteren. Een vakgesprek, waar mogelijk een meeloopdag, en controle van diploma's.
7. Aanbieden. Schriftelijk, compleet en snel na het laatste gesprek.
8. Starten. Contact houden tussen tekenen en de eerste werkdag.

Reken voor een standaardfunctie op 4 tot 8 weken tot een getekend contract, voor een schaarse specialist 6 tot 12 weken. Daarna komt de opzegtermijn, vaak een maand en soms twee.

Wat een lege plek per week kost

Geen enkele offerte vermeldt deze post, en toch weegt hij het zwaarst. Stel dat een servicemonteur dertig uur per week bij klanten doorbelast wordt tegen € 70 per uur: dan mist u elke week € 2.100 aan omzet die niemand anders maakt. Vangt u het werk op met een zzp'er tegen € 55 per uur voor veertig uur, dan betaalt u € 2.200 per week aan iemand die na de klus weer vertrekt.

Daar komen de minder zichtbare posten bij: overwerk van collega's tegen 130 of 150 procent, opdrachten die u doorschuift, en de druk op het team waardoor de volgende vacature ontstaat. Zet die weekbedragen naast de eenmalige kosten van werving en de verhouding kantelt snel. Het helpt om dit bedrag één keer per functie uit te rekenen en erbij te zetten hoeveel weken de vorige vacature openstond; dan praat u intern over geld in plaats van over gevoel. Bij veel functies heeft de lege plek na een maand of anderhalf meer gekost dan de werving. De rekensom per post staat bij wat een openstaande vacature kost.

Het aanbod: voorkomen dat iemand op de valreep afhaakt

De meeste trajecten lopen niet stuk bij het zoeken maar bij het aanbod. Drie dingen maken het verschil. Doe het aanbod schriftelijk en compleet, binnen enkele dagen na het laatste gesprek: salaris, rooster, vergoedingen, opleidingen en de startdatum in één bericht. Een mondeling voorstel dat "nog rondgaat" kost u dagen, en in die dagen wordt de kandidaat elders gebeld. Leg de salarisruimte daarom vóór het eerste gesprek vast, zodat u niet hoeft te wachten op een akkoord van de directie.

Bereid de kandidaat voor op het gesprek met zijn huidige werkgever. Wie goed is, krijgt een tegenbod, en dat komt vaak neer op geld voor problemen die al maanden bestonden. Vraag daarom vooraf wat hij doet als dat gebeurt. En houd contact tussen tekenen en de eerste werkdag: een opzegtermijn van twee maanden is lang genoeg om te gaan twijfelen. Zie een tegenbod voorkomen.

Zeven fouten die het vaakst terugkomen

1. Een profiel met tien eisen waarvan er drie hard zijn, zodat de helft van de markt wegvalt.
2. Geen salarisindicatie in de tekst, waardoor vooral mensen reageren die toch weg willen.
3. Te traag reageren. Wie na vijf dagen belt, belt iemand die al ergens anders zit.
4. Drie gespreksrondes waarin de derde ronde geen nieuwe informatie oplevert.
5. Mooier voorstellen dan het is. Een zwaardere storingsdienst komt in de proeftijd alsnog boven tafel.
6. Afgewezen kandidaten niet netjes afronden. In een klein vakgebied spreken mensen elkaar.
7. Niets doen tussen tekenen en starten, terwijl daar de meeste afhakers zitten.

Ze hebben één ding gemeen: geen ervan gaat over het bereik van uw vacature. Ze gaan over wat u doet met de mensen die u al te pakken had. Wie deze zeven wegneemt, haalt uit hetzelfde aantal reacties vaak twee keer zoveel aannames.

Wanneer u er iemand bij haalt

Hebt u de stappen hierboven gevolgd en staat de plek na zes weken nog open, dan zit het knelpunt meestal in het bereik. De mensen die u zoekt lezen geen advertenties, en die haalt u alleen binnen door ze zelf te benaderen. Dat is precies het werk dat u uitbesteedt als u een werving- en selectiebureau inschakelt: zoeken, benaderen en voorselecteren, terwijl u de gesprekken en het besluit houdt.

Wij doen dat alleen voor technische functies, van monteur tot hoofd technische dienst, en alleen in werving en selectie. De kandidaat komt direct bij u in dienst, u betaalt pas bij resultaat en voor kandidaten is het kosteloos. Denkt u bij de intake nog steeds dat u het zelf kunt, dan zeggen wij dat. Achtergrond bij technisch personeel werven en bij het tekort aan technisch personeel.