Wat kost een openstaande technische vacature? Rekensom en werving

Kort samengevat

Een openstaande technische vacature kost u gemiste omzet, overwerk en inhuur, min het loon dat u tijdelijk niet betaalt. In ons rekenvoorbeeld van een servicemonteur die drie maanden openstaat, is dat per saldo € 12.840, ongeveer € 990 per week. De fee voor werving van zo iemand ligt rond € 9.000. Reken het na met uw eigen tarieven en uren.

Bijgewerkt op 16 september 2026

Wat een lege stoel kost, en wat u tegelijk uitspaart

De kosten van een openstaande vacature bestaan uit vier posten. Omzet die niet gemaakt wordt, omdat er niemand is om het werk te doen. Overwerk van collega's die een deel opvangen. Inhuur van een zzp'er of uitzendkracht voor een ander deel. En kosten die lastig in geld te vangen zijn: uitgestelde projecten, een klant die ontevreden raakt, een collega die door de werkdruk zelf gaat rondkijken.

Daartegenover staat een post die veel rekensommen vergeten: het loon dat u niet betaalt zolang de stoel leeg is. Wie eerlijk rekent, trekt dat eraf. Dat maakt de uitkomst lager dan de spectaculaire bedragen die soms rondgaan, maar ook geloofwaardiger. Een lege stoel is niet altijd duur. Bij een declarabele technicus is hij het meestal wel.

Rekenvoorbeeld: servicemonteur drie maanden niet ingevuld

Laptop, telefoon en koffie op een houten bureau

Een voorbeeld, geen norm. Een installatiebedrijf mist drie maanden (13 weken) een servicemonteur. Hij zou 32 uur per week declarabel zijn tegen € 70 per uur. Het maandsalaris van de functie is € 3.500.

Post	Rekensom	Bedrag
Inhuur zzp'er, 10 uur per week	13 x 10 x € 60	€ 7.800
Overwerk collega's, 8 uur per week (aanname € 35 per uur)	13 x 8 x € 35	€ 3.640
Gemiste omzet op de overige 14 uur	13 x 14 x € 70	€ 12.740
Bespaard loon inclusief vakantiegeld	3 x € 3.500 x 1,08	min € 11.340
Per saldo over drie maanden		€ 12.840

Werkgeverslasten laten we buiten beschouwing. Uitgestelde projecten en klantverlies staan er niet in.

Uw eigen getallen invullen in vijf stappen

Declarabele uren. Hoeveel uur per week zou de nieuwe kracht aan klanten doorbelasten? Voor een servicemonteur is € 55 tot € 85 per uur een gangbaar tarief.
Opvang. Welk deel vangt u op met overwerk en welk deel met inhuur, en tegen welk uurbedrag?
Restant. De uren die overblijven, zijn gemiste omzet, of werk dat u doorschuift en misschien kwijtraakt.
Bespaard loon. Maandsalaris x 1,08 voor elke maand dat de stoel leeg is, plus werkgeverslasten als u die meeneemt.
Duur. Vermenigvuldig met het aantal weken dat de vacature naar verwachting nog openstaat.

Het resultaat is een bedrag per week. Dat getal is het nuttigst, want het vertelt wat elke week vertraging u kost.

Wilt u weten of dit voor uw vacature werkt?Vrijblijvend · no cure no pay · direct bij u in dienst

Vacature aanmelden

Kosten die niet op een factuur staan maar wel doortikken

Sommige kosten laten zich slecht in een tabel vangen, maar ze zijn er wel. Collega's die maandenlang overwerken, raken vermoeid en maken sneller fouten; in de techniek kan dat een veiligheidsrisico zijn. Een monteur die structureel de storingsdienst van een ander draait, gaat na een tijd zelf rondkijken. Dan heeft u twee vacatures in plaats van één.

Klanten merken het ook. Een onderhoudscontract waarbij de monteur steeds later komt, wordt bij de volgende verlenging kritisch bekeken. Offertes gaan later de deur uit omdat de werkvoorbereider bijspringt op de klus. En groeikansen blijven liggen: de opdracht die u niet aanneemt, staat in geen enkele boekhouding als verlies. Noteer deze posten apart naast de rekensom, zodat ze niet uit beeld raken.

Productie en onderhoud: de rekensom zonder declarabele uren

Bij een onderhoudsmonteur in een fabriek factureert niemand uren. De kosten van de lege stoel zitten dan elders. Preventief onderhoud schuift op, waardoor de kans op ongeplande stilstand toeneemt. Storingen worden opgelost door een externe servicepartij tegen een uurtarief. En de ploeg die overblijft, draait extra diensten met ploegentoeslag.

Reken hier met drie vragen. Hoeveel uur externe service huurt u in zolang de plek leeg is? Hoeveel overuren draait de technische dienst extra? En wat kost een uur stilstand van uw belangrijkste lijn, ook als dat hopelijk niet gebeurt? Dat laatste getal kent uw productieleider, en zelfs een kleine kans op een paar uur stilstand kan de rekensom domineren. Wie de hele technische dienst wil versterken, kan ook kijken naar maintenance engineers werven.

Werkvoorbereider of projectleider: de vacature die anderen ophoudt

Sommige functies leveren zelf geen declarabele uren, maar houden anderen aan het werk. Mist u een werkvoorbereider, dan wachten monteurs op materiaal, rijden ze terug voor een ontbrekend onderdeel of beginnen ze aan een klus zonder volledige tekening. Verliest elk van zes monteurs daardoor twee uur per week, dan is dat bij € 70 per uur € 840 per week aan omzet die niet gemaakt wordt.

Bij een projectleider techniek zit het risico in de projecten zelf: opleveringen die uitlopen, meerwerk dat niet wordt vastgelegd, een boeteclausule die dichterbij komt. Die kosten verschillen per project, maar kunnen snel oplopen. Tel ze daarom apart, samen met de directeur of de collega die de projecten kent.

De lege stoel naast de fee gelegd

In het voorbeeld van de servicemonteur kost elke maand vacature per saldo € 4.280. De fee voor werving en selectie van dezelfde functie, bij 20 procent van € 45.360 jaarsalaris inclusief vakantiegeld, is € 9.072. Die fee betaalt u één keer, en bij no cure no pay pas als de kandidaat tekent of start.

Of uitbesteden loont, hangt dus af van één vraag: hoeveel eerder staat er iemand? Scheelt het ruim twee maanden ten opzichte van zelf zoeken, dan is de fee in dit voorbeeld terugverdiend. Scheelt het niets, omdat u zelf ook snel iemand vindt, dan is zelf werven voordeliger. Die afweging hoort eerlijk gemaakt te worden, samen met het bureau. Meer rekenvoorbeelden per functie staan bij de kosten van werving.

Wanneer een openstaande vacature weinig kost

Niet elke lege stoel is duur. Bij seizoenswerk, zoals onderhoud aan cv-installaties dat vaak voor de winter piekt, kost een openstaande plek in een rustige periode weinig. Bij een team met ruime bezetting dat de uren zonder overwerk opvangt, blijft de schade beperkt. En een functie waarvan de taken slim over bestaande collega's te verdelen zijn, hoeft misschien helemaal niet ingevuld te worden.

Wees in die gevallen kritisch op elke uitgave, ook op werving. Een fee is dan moeilijk terug te verdienen, en een rustige eigen zoektocht of een BBL-leerling die u zelf opleidt, is verstandiger. Dat zeggen we ook in de intake, want een opdracht die zich niet terugverdient, levert uiteindelijk niemand iets op.

Vier manieren om de kosten van een lege stoel te drukken

Begin eerder. Start de werving zodra een opzegging binnen is, of al bij een aangekondigd pensioen. Elke week voorsprong telt.
Houd de procedure kort. Twee gesprekken en een aanbod binnen een week besparen weken lege stoel.
Kies de goedkoopste brug. Vergelijk overwerk, zzp en uitzenden op uurkosten en kwaliteit, en stop de brug zodra de vaste kracht er is.
Voorkom uitstel na de handtekening. Spreek een vaste startdatum af en houd contact, zodat de kandidaat niet afhaakt of later begint.

Wie deze vier punten combineert met een realistische kijk op de doorlooptijd, houdt de rekening klein. En wie de uitstroom zelf wil beperken, leest verder bij technisch personeel behouden.

Wat mensen ons vooraf vragen

Hoe reken ik de kosten van een openstaande vacature uit?

Tel de gemiste omzet op de uren die niemand maakt, plus het overwerk en de inhuur waarmee u een deel opvangt. Trek daar het loon inclusief vakantiegeld vanaf dat u niet betaalt. Deel de uitkomst door het aantal weken; dan weet u wat elke week vertraging kost. Uitgestelde projecten telt u apart.

Moet ik werkgeverslasten meetellen?

Voor een precieze som wel. Werkgeverslasten zoals premies en pensioen betaalt u ook niet zolang de stoel leeg is, dus ze horen bij het bespaarde loon. Dat maakt de netto kosten van de vacature lager. In ons voorbeeld laten we ze weg, zodat de som eenvoudig te volgen blijft.

Verdient een fee van twintig procent zich altijd terug?

Nee. Dat hangt af van hoeveel eerder er iemand begint dan wanneer u zelf zoekt. Bij een declarabele servicemonteur is dat in ons voorbeeld na ruim twee maanden het geval. Bij een functie die weinig omzet raakt of die u zelf snel gevuld krijgt, verdient hij zich niet altijd terug.

Hoe lang staat een technische vacature gemiddeld open?

Een betrouwbaar gemiddelde per functie is lastig te geven, want het verschilt sterk per regio en profiel. Als indicatie voor werving en selectie: 4 tot 8 weken voor een standaard technische functie, 6 tot 12 weken voor een specialist en 8 tot 14 weken voor leidinggevenden, plus de opzegtermijn van de kandidaat.

Wat als de nieuwe kracht in de proeftijd vertrekt?

Dan staat de stoel opnieuw leeg en begint de rekensom van voren af aan. Daarom werken we met een garantieregeling bij uitval in de proeftijd; gebruikelijk is kosteloze vervanging of gedeeltelijke terugbetaling. De precieze voorwaarden staan in de opdrachtbevestiging. Lees ook over de garantieregeling.

Meer over de aanpak

Wilt u weten wat uw eigen lege stoel kost?

Vul de Vacaturecheck in. In de intake rekenen we de lege stoel samen met u door en zetten we hem naast de fee.