Een technische functie snel invullen: werving zonder weken te verliezen

Waar de weken blijven: de doorlooptijd uit elkaar gehaald

De doorlooptijd van een technische vacature bestaat uit vier blokken. Het eerste is de voorbereiding: intake, functie scherp, salarisruimte bekend. Het tweede is zoeken en benaderen, tot er kandidaten zijn die u wilt spreken. Het derde is uw eigen besluitvorming: gesprekken, meeloopdag, aanbod. Het vierde is de opzegtermijn, meestal een maand en soms twee.

Veel werkgevers kijken alleen naar het tweede blok, want daar is het tekort zichtbaar. Toch loopt het derde blok vaak het meest uit: een directeur op vakantie, een tweede gesprek dat niet in te plannen is, een aanbod dat langs HR en financiën moet. Kandidaten die u al had, zijn intussen elders. Wie wil versnellen, begint daarom aan de eigen kant. Meer over deze meetlat staat bij time-to-hire.

Realistische termijnen per soort technische functie

Dit zijn indicaties, geen beloftes. Een scherpe intake en een snelle eigen procedure brengen u naar de onderkant. Een functie met te veel eisen of een salaris onder de markt duwt u naar de bovenkant, of erbuiten.

Snelheid zit vooral aan uw kant van de tafel

Een recruiter kan de zoektocht versnellen, maar niet uw agenda. Drie gewoontes bepalen hoe snel een technische vacature echt vol is. Reageer binnen twee werkdagen op elk voorgesteld profiel, ook als het antwoord nee is; een kandidaat die een week niets hoort, gaat ervan uit dat u geen interesse heeft. Blok vooraf ruimte in uw agenda voor gesprekken, bijvoorbeeld twee vaste momenten per week. En zorg dat de salarisruimte bekend en goedgekeurd is voordat de werving start, niet pas als er een kandidaat zit.

Deze drie punten kosten niets en schelen vaak meer weken dan welke zoektechniek ook. Technici beoordelen er bovendien een werkgever op: wie traag is in de procedure, is dat vermoedelijk ook in de planning. Meer ideeën staan bij het recruitmentproces versnellen.

Wanneer snelheid de verkeerde prioriteit is

Snel is niet altijd goed. Bij een leidinggevende functie, zoals een hoofd technische dienst, weegt een verkeerde keuze zwaarder dan een paar weken extra wachten. Die persoon bepaalt jarenlang hoe uw technische dienst werkt, wie er blijft en wie vertrekt. Neem dan de tijd voor een extra gesprek met het team, referenties bij vorige werkgevers en een grondig gesprek over de visie op onderhoud.

Ook bij twijfel over een kandidaat is doorzetten om de snelheid een slecht idee. Beter een week langer zoeken dan iemand aannemen die na de proeftijd vertrekt, want dan begint u opnieuw en is de stoel alleen maar langer leeg geweest. Versnel de procedure, niet het oordeel.

Een weekplanning voor de eerste zes weken

1. Dag 1. Vacaturecheck ingevuld; doorgaans binnen een werkdag contact.
2. Week 1. Intake, salarisruimte goedgekeurd, twee vaste gespreksmomenten per week in de agenda.
3. Week 1 tot 3. Zoeken en benaderen, met wekelijks een korte stand van zaken en de bezwaren die kandidaten noemen.
4. Week 2 tot 4. Eerste profielen, uw terugkoppeling binnen twee werkdagen, gesprekken binnen dezelfde week.
5. Week 3 tot 5. Meeloopdag of praktijkcheck, referenties met toestemming van de kandidaat.
6. Week 4 tot 6. Aanbod binnen twee dagen na het laatste gesprek, contract getekend.

Dit is een schema voor een standaard technische functie waarin alles meezit. Bij een specialist schuift elke stap een paar weken op.

Voorbeeld: dezelfde storingsmonteur, twee tempo's

Twee installatiebedrijven hebben dezelfde storingsmonteur in beeld. Bedrijf A plant het tweede gesprek na drie weken en stuurt het aanbod een week later. Bedrijf B doet alles in negen dagen. De kandidaat tekent bij B.

Voor bedrijf B betekent vier weken eerder starten, bij 30 declarabele uren per week tegen € 70 per uur, 4 x 30 x € 70 = € 8.400 aan omzet die niet blijft liggen. Bedrijf A verloor de kandidaat en begint opnieuw.